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Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der SAPS

Im Namen aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter heißen wir Sie herzlich bei der School of Advanced Professional Studies (SAPS) willkommen! Seit dem Jahr 2011 ist die SAPS die zentrale Einrichtung für die berufsbezogene wissenschaftliche Weiterbildung der Universität Ulm und seit 2018 auch der Technischen Hochschule Ulm.

Flexibel, praxisnah und ortsungebunden wird bei uns gelehrt und gelernt: Mit unserem Blended Learning Konzept verknüpfen wir didaktisch sinnvolle klassische Präsenzveranstaltungen mit modernen Formen des E-Learning. Um das Studieren aus der Ferne zu erleichtern, nutzen wir ein sicheres Cloudsystem und integrieren hier die weit verbreitete Lernplattform Moodle. Ergänzend dazu werden in den Kurs- und Studienangeboten Präsenzphasen an der Universität Ulm mit Webinaren und auch Online-Sprechstunden durchgeführt. Wir arbeiten stets intensiv an der Optimierung der Didaktik und des Instruktionsdesigns für lebenslanges Lernen in Online- und Blended-Learning-Formaten. Unsere Studienangebote sind in ca. 80% betreute Selbstlernphasen und 20% Präsenzveranstaltungen an der Universität Ulm gegliedert. Wir nutzen also ein sehr flexibles Konzept, um Ihr berufsbegleitendes Studieren bzw. Ihre Weiterqualifizierung zu unterstützen.

Im Zuge der Durchführung dieser Angebote werden personenbezogene Daten von Ihnen erhoben als auch verarbeitet, von der Anmeldung zu einzelnen Kursen, der Immatrikulation in Ihren Studiengang, über die Durchführung von Online-Sprechstunden oder Prüfungen bis hin zum erfolgreichen Abschluss Ihres Studiums oder Kurses. Nachfolgend informieren wir Sie, welche Daten dies sind, wie diese bei der SAPS bzw. der Universität Ulm verarbeitet werden und auch, welche Rechte Ihnen bezüglich dieser Daten zustehen.

Bitte zögern Sie nicht, sich bei Fragen zum Thema Datenschutz jederzeit an uns zu wenden!

Sie finden nachfolgend die Informationen zur Verarbeitung von Daten von Kontakstudierenden als auch die Informationen zur Verarbeitung von Daten im Studienverlauf. Beide Versionen stehen ebenfalls als PDF-Datei zum Download bereit.

Information zur Verarbeitung von Daten von Kontaktstudierenden

Allgemeines

Die Universität Ulm nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Ihre Privatsphäre ist für uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzanforderungen zu den nachfolgend aufgeführten Zwecken. Personenbezogene Daten im Sinne dieser Datenschutzinformation sind sämtliche
Informationen, die einen Bezug zu Ihrer Person aufweisen. Im Folgenden erfahren Sie, wie wir mit diesen Daten umgehen. Zur besseren Übersicht haben wir unsere Datenschutzinformation in Kapitel aufgeteilt.

Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist die

Universität Ulm
89069 Ulm
Telefon +49 (0)731/50-10
Telefax +49 (0)731/50-22038

Die Universität Ulm ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts, die durch den Präsidenten Prof. Dr.-Ing. Michael Weber (praesident(at)uni-ulm.de) oder durch den Kanzler Dieter Kaufmann (kanzler(at)uniulm.de) vertreten wird. Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zum Datenschutz haben (beispielsweise zur Auskunft und Aktualisierung Ihrer personenbezogenen Daten), können Sie auch Kontakt mit unserem Datenschutzbeauftragten aufnehmen.

Datenschutzbeauftragter:
Deutsche Datenschutzkanzlei
Tel.: +49 (7542) 949 21 09
E-Mail: dsb@uni-ulm.de

Zulassungsverfahren

Quelle der Datenerhebung

Wir verarbeiten Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrem Antrag auf Zulassung als Gasthörerin oder Gasthörer überlassen haben.

Herkunft der Daten und Datenkategorien

Zur Zulassung als Gasthörerin oder Gasthörer ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich. Mit Ihrem Antrag auf Zulassung werden folgende relevante personenbezogene Datenkategorien
erhoben:

  • Familienname
  • Vorname
  • Geburtsdatum
  • Geschlecht
  • Anschrift
  • Gewünschte Lehrveranstaltungen und Fachrichtung
  • Staatsangehörigkeit

Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung der Daten erfolgt maßgeblich aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO (EUDatenschutzgrundverordnung) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO und § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG), in der ab 21.06.2018 geltenden Fassung sowie aufgrund § 12 des Landeshochschulgesetzes (LHG) Baden-Württemberg und § 6 der Hochschul-Datenschutzverordnung im Rahmen von Studium und Lehre an der Universität Ulm. Weitere spezialgesetzliche Regelungen finden sich bspw. in den allgemeinen Geschäftsbedingungen der SAPS, der Hochschulvergabeverordnung, der Immatrikulationssatzung der Universität, der allgemeinen Zulassungssatzung und der fachspezifischen Auswahl- und Immatrikulationsordnungen der Universität. Wir verarbeiten Ihre im Antrag angegebenen Daten, um Ihre Eignung zu prüfen, das Zulassungsverfahren durchzuführen und Sie ggfs. als Gasthörer zu registrieren.

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Angabe einer Telefonnummer oder Mobilnummer zur besseren Erreichbarkeit im Zulassungsverfahren) kann auch aufgrund Ihrer Einwilligung und auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 a) DGVO erfolgen. Sie können diese jederzeit widerrufen. Über die Zwecke und über die Konsequenzen eines Widerrufs oder der Nichterteilung einer Einwilligung werden Sie gesondert im entsprechenden Text der Einwilligung informiert. Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

Sollten die Daten nach Abschluss des Zulassungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von öffentlichen Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO erfolgen. Unser
Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Übermittlung der Daten an weitere Empfänger

Innerhalb unserer Universität erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten und eines ordnungsgemäßen Zulassungsverfahrens benötigen.

Die Account-Daten werden nicht an weitere Empfänger übermittelt.

Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet. Sollten wir personenbezogene Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein
angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne  Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.

Umfang Ihrer Pflichten, uns Daten bereitzustellen

Sie müssen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Zulassung als Kontaktstudierende/r mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Sie als Kontaktstudierende/n zuzulassen. Sofern wir darüber hinaus
Daten von Ihnen erbitten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen und diese Datenverarbeitung erfolgt dann auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung i.S.d. Art. 6 Abs.1 lit. a) DSGVO.

Hochschulprüfungen

Quelle der Datenerhebung

Wir verarbeiten teilweise Daten, die Sie uns aus dem Zulassungs- und Immatrikulationsverfahren übermittelt haben und die in unserem Studierendenverwaltungssystem erfasst wurden, zur Durchführung von Hochschulprüfungen.

Datenarten und Datenkategorien

Zur Durchführung der Prüfung ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich. Relevante personenbezogene Datenkategorien sind dabei zusätzlich zu den unter Ziffer 1.2 und 2.2 in den Verarbeitungsrahmen Bewerbungsverfahren und Immatrikulationsverfahren/ Studienverlauf
genannten Daten, die folgenden:

  • Art der Prüfung
  • Zulassungsvoraussetzungen
  • Anzahl bisheriger Prüfungsversuche
  • Anzahl der für den Kurs anerkannten ECTS-Punkte

Rechtsgrundlage und Zweck

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO und gemäß §§ 12 LHG; 9 Hochschul-Datenschutzverordnung. Weitere spezialgesetzliche Regelungen finden sich bspw. in den einzelnen Prüfungsordnungen der Universität.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient dem Zulassungsverfahren zur Prüfung, dem eigentlichen Prüfungsverfahren und den administrativen Verarbeitungen in diesem Zusammenhang.

Umfang Ihrer Pflichten, uns Daten bereitzustellen

Sie müssen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des Prüfungsrechtsverhältnisses mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihnen die Teilnahme an Hochschulprüfungen zu ermöglichen. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie
auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen.

Speicher- und Löschfristen

Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre Daten in den vorgenannten Verfahren solange, wie dies zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist.

Die Löschung erfolgt bei Kontaktstudierenden, die nicht an der Universität Ulm immatrikuliert werden, unverzüglich nach Beendigung der Zulassung gem. § 12 Abs. 5 der Hochschul-Datenschutzverordnung. Wir unterliegen jedoch verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus
der Hochschuldatenschutzverordnung, allgemeinen Studien- und Prüfungsordnungen oder Satzungen i.S.d. § 8 Abs. 5 LHG und weiteren gesetzlichen Vorgaben und Verwaltungsvorschriften ( Bsp. LHO, VV-LHO, LArchG, LVwVfG, VwGO) ergeben. Zudem können sich Aufbewahrungsfristen aus sozialversicherungsrechtlichen oder steuerrechtlichen Regelungen (z.B. in der Abgabenordnung) ergeben.

Sind die Daten für die Erfüllung gesetzlicher Rechte und Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist zur Erfüllung der Zwecke aus einem überwiegenden öffentlichen Interesse erforderlich. Ein solches überwiegendes Interesse liegt
z.B. auch dann vor, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist und eine Verarbeitung zu anderen Zwecken durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ausgeschlossen ist.

In allen anderen Fällen löschen wir Ihre personenbezogenen Daten nach Erledigung des Zweckes, mit Ausnahme solcher Daten, die wir zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen weiter speichern müssen (z.B. sind wir aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen verpflichtet, Dokumente wie z. B. Verträge und Rechnungen für einen gewissen Zeitraum vorzuhalten).

Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO ein. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist. Unter Umständen verarbeiten wir Ihre Daten teilweise mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling), soweit dies im gesetzlichen Rahmen zulässig ist.

Empfänger der Daten innerhalb der EU

Innerhalb unserer Universität erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Pflichten oder im Rahmen der Bearbeitung und Umsetzung des öffentlichen Interesses benötigen. Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt ausschließlich

  • zu Zwecken der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt;
    soweit externe Dienstleistungsunternehmen Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter oder Funktionsübernehmer verarbeiten (z. B. externe Rechenzentren, Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Archivierung, Belegbearbeitung, Datenvernichtung, Marketing, Medientechnik, Risikocontrolling, Telefonie, Webseitenmanagement, Kreditinstitute, Druckereien oder Unternehmen für Datenentsorgung, Kurierdienste, Logistik);
  • aufgrund unseres öffentlichen Interesses oder des öffentlichen Interesses des Dritten für im Rahmen der genannten Zwecke (z. B. an Behörden, Gerichte);
  • wenn Sie uns eine Einwilligung zur Übermittlung an Dritte gegeben haben.

Soweit wir Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung beauftragen, unterliegen Ihre Daten dort den gleichen Sicherheitsstandards wie bei uns. In den übrigen Fällen dürfen die Empfänger die Daten nur für die Zwecke nutzen, für die sie ihnen übermittelt wurden. Wir werden Ihre Daten darüber hinaus nicht an Dritte weitergeben.

Empfänger der Daten außerhalb der EU

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (sogenannte Drittländer) findet nicht statt.

Ihre Rechte

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte geltend machen.

  • So haben Sie das Recht, von uns Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten nach den Regeln von Art. 15 DSGVO (ggf. mit Einschränkungen nach § 9 LDSG) zu erhalten.
  • Auf Ihren Antrag hin werden wir die über Sie gespeicherten Daten nach Art. 16 DSGVO berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.
  • Wenn Sie es wünschen, werden wir Ihre Daten nach den Grundsätzen von Art. 17 DSGVO löschen, sofern andere gesetzliche Regelungen (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Einschränkungen nach § 10 LDSG) oder ein überwiegendes Interesse unsererseits (z. B. zur Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche) dem nicht entgegenstehen.
  • Unter Berücksichtigung der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie von uns verlangen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken.
  • Ferner können Sie gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einlegen, aufgrund dessen wir die Verarbeitung Ihrer Daten beenden müssen. Dieses Widerspruchsrecht gilt allerdings nur bei Vorliegen ganz besonderer Umstände Ihrer persönlichen Situation, wobei Rechte
    unseres Hauses Ihrem Widerspruchsrecht ggf. entgegenstehen können.
  • Auch haben Sie das Recht, Ihre Daten unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder sie einem Dritten zu übermitteln.
  • Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Sie haben die Möglichkeit eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dazu reicht eine
    formlose Mitteilung an saps@uni-ulm.de per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
  • Ihre Anträge über die Ausübung Ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich oder per E-Mail an die oben angegebene Anschrift oder direkt schriftlich oder per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten adressiert werden.

Besonderer Hinweis auf Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) oder Art. 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe
vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder
Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an Universität Ulm, School of Advanced Professional Studies, Dr. Gabriele Gröger, Albert-Einstein-Allee 45, 89081 Ulm

Sie haben zudem die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Königstraße 10 a
70173 Stuttgart
Tel.: 0711/615541-0
FAX: 0711/615541-15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

Information zur Verarbeitung der Daten von Bewerbern/-innen, Studierenden, Doktoranden/-innen und Teilnehmern/innen der Externenprüfung

Allgemeines

Die Universität Ulm nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Ihre Privatsphäre ist für uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzanforderungen zu den nachfolgend aufgeführten Zwecken. Personenbezogene Daten im Sinne dieser Datenschutzinformation sind sämtliche Informationen, die einen Bezug zu Ihrer Person aufweisen.

Im Folgenden erfahren Sie, wie wir mit diesen Daten umgehen. Zur besseren Übersicht haben wir unsere Datenschutzinformation in Kapitel aufgeteilt.

Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist die

Universität Ulm
89069 Ulm
Telefon +49 (0)731/50-10
Telefax +49 (0)731/50-22038

Die Universität Ulm ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts, die durch den Präsidenten Prof. Dr.-Ing. Michael Weber (praesident(at)uni-ulm.de) oder durch den Kanzler Dieter Kaufmann (kanzler(at)uni-ulm.de) vertreten wird.

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zum Datenschutz haben (beispielsweise zur Auskunft und Aktualisierung Ihrer personenbezogenen Daten), können Sie auch Kontakt mit unserem Datenschutzbeauftragten aufnehmen.

Datenschutzbeauftragter:
Deutsche Datenschutzkanzlei
Tel.: +49 (7542) 949 21 09
E-Mail: dsb@uni-ulm.de

Bewerbungs- und Zulassungsverfahren

Quelle der Datenerhebung

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren überlassen haben.

Art der Daten und Datenkategorien

Im Rahmen des postalischen Bewerbungsprozesses und zur Vergabe eines Nutzer-Accounts im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens werden folgende personenbezogenen Daten erhoben, wie z. B.

  • Personenstammdaten (Anrede, Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Adresse, Postleitzahl, Ort, Land),
  • Staatsangehörigkeit
  • E-Mail-Adresse
  • Daten zur Hochschulzugangsberechtigung (Art, Jahr des Erwerbs, Noten, Ort der Ausstellung), bei Erwerb der Hochschulzugangsberechtigung außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat des Erwerbs
  • Angaben zu Studien-/Beschäftigungszeiten,
  • Angestrebter Studiengang und/oder Abschluss, Fach oder Fächer und ggfs. die Gewichtung der Studienfächer (Haupt – und Nebenfach)
  • Weitere Studiengänge für welche die Zulassung hilfsweise beantragt wird
  • Dauer, Art und Umfang berufspraktischer Tätigkeiten vor Aufnahme des Studiums oder besondere Kenntnisse, Fähigkeiten und Vorbildungen, soweit diese Zulassungsvoraussetzung sind
  • Dauer, Art und Umfang des Arbeits-, Dienst- oder Ausbildungsverhältnisses oder einer sonstigen beruflichen Tätigkeit während des Studiums
  • Deutsche Sprachkenntnisse
  • Konfessionszugehörigkeit bei Wahl eines theologischen Studienfaches,
  • Ergebnis einer erforderlichen künstlerischen Eignungsprüfung oder Sporteingangsprüfung
  • An der Dualen Hochschule den Ausbildungsvertrag mit einer geeigneten und von der jeweiligen Studienakademie zugelassenen Ausbildungsstätte
  • Im elektronischen Anmelde – Bewerbungsportal bei der Registrierung oder Anmeldung einen Benutzernamen und ein selbst gewähltes Passwort

Account Online-Bewerbungen

Voraussetzung für die Nutzung nicht öffentlicher Bereiche des Webangebots wie z.B. das Bewerberportal, ist das Bestehen eines Nutzer-Accounts.

Ohne Angabe dieser Daten können die nicht-öffentlichen Bereiche des Webangebots nicht genutzt werden. Insbesondere sind keine Registrierung und kein Bewerbungsprozess an der Universität Ulm möglich.

Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung der Daten erfolgt maßgeblich aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO (EU-Datenschutzgrundverordnung) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO und § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG), in der ab 21.06.2018 geltenden Fassung sowie aufgrund des Landeshochschulgesetzes (LHG) Baden-Württemberg und der Hochschul-Datenschutzverordnung im Rahmen von Studium und Lehre an der Universität Ulm. Weitere spezialgesetzliche Regelungen finden sich bspw. in der Hochschulvergabeverordnung, der Immatrikulationssatzung der Universität, der allgemeinen Zulassungssatzung und der fachspezifischen Auswahl- und Immatrikulationsordnungen der Universität.

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Eignung zu prüfen, das Bewerbungsverfahren durchzuführen und Sie ggfs. für das Zulassungsverfahren anzumelden.

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Angabe einer Telefonnummer oder Mobilnummer zur besseren Erreichbarkeit im Zulassungs- und Immatrikulationsverfahren) kann auch aufgrund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DGVO erfolgen. Sie können diese jederzeit widerrufen. Über die Zwecke und über die Konsequenzen eines Widerrufs oder der Nichterteilung einer Einwilligung werden Sie gesondert im entsprechenden Text der Einwilligung informiert. Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von öffentlichen Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Übermittlung der Daten an weitere Empfänger

Innerhalb unserer Universität erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten und für ein ordnungsgemäßes Bewerbungsverfahren benötigen.

Die Account-Daten werden nicht an weitere Empfänger übermittelt.

 Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet. Sollten wir personenbezogene Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.

Immatrikulationsverfahren/ Studienverlauf

Quelle der Datenerhebung

Wir verarbeiten Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens über unsere Webseite übermittelt haben. Nach dem Sie eine Zusage für einen Studiengang erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Studierendenverwaltungssystem überführt und zu Beginn des Immatrikulationsverfahrens und während des Studienverlaufes weiterverarbeitet.

Datenarten und Datenkategorien

Zur Prüfung/Begründung des studentischen Ausbildungsverhältnisses, ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich.

Relevante personenbezogene Datenkategorien sind dabei die unter Ziffer 1.2 benannten Daten und darüber hinaus:

Frühere Namen, insbesondere Geburtsnamen, Geburtsort, weitere Staatsangehörigkeit

Hörerstatus, Art des Studiums, Hochschulsemester, Fachsemester, Praxissemester, Semester an Studienkollegs, Urlaubssemester, Studienunterbrechungen nach Art, Dauer und Grund

Fakultäts- oder Fachbereichszugehörigkeit

Bezeichnung der bisher besuchten Hochschulen sowie der gleichzeitig besuchten weiteren Hochschulen, die an diesen verbrachten Studienzeiten und jeweils gewählten Studiengänge, bei einer Hochschule außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat der Hochschule

Bezeichnung der Hochschule sowie Semester und Jahr der Ersteinschreibung, bei Ersteinschreibung an einer Hochschule außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat der Hochschule

Ort der angestrebten Abschlussprüfung, bei einem Ort außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat der angestrebten Abschlussprüfung

Art, Fachrichtung, Monat, Jahr sowie Note und Ergebnis der bisher abgelegten Vor-, Zwischen- und Abschlussprüfungen,

Hochschule, an der der vorherige Abschluss erworben wurde, bei Erwerb des vorherigen Abschlusses außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat, in dem der vorherige Abschluss erworben wurde

Vorliegen eines Einberufungsbescheids zum Wehrdienst oder Zivildienst,

Versicherungsbescheinigung der zuständigen Krankenkasse nach der Studentenkrankenversicherungs-Meldeverordnung

Nachweisdaten über Entrichtung des Beitrags an das Studierendenwerk

Umstände, die einer Immatrikulation entgegenstehen können, insbesondere

Mitgliedschaft in einer anderen Hochschule oder vorangegangener Ausschluss als Mitglied einer Hochschule

Krankheit, durch die die Studienbewerberin oder der Studienbewerber die Gesundheit anderer Studierender ernstlich gefährdet oder den ordnungsgemäßen Studienbetrieb zu beeinträchtigen droht oder ein Gesundheitszustand, der ein ordnungsgemäßes Studium ausschließt,

strafbare Handlungen in den zwei vorangegangenen Jahren, die bei bestehender Mitgliedschaft zur Exmatrikulation berechtigt hätten,

Verbüßung einer Freiheitsstrafe während des Studiums,

Kopie einer Geburtsurkunde, Personalausweis oder Reisepass auf Verlangen der Universität

Matrikelnummer

Beurlaubungsdaten

Ggfs. Lichtbilder für den Studierendenausweis

Etc.

Rechtsgrundlage und Zweck

Die Verarbeitung der Daten erfolgt maßgeblich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO und § 4 LDSG sowie aufgrund der §§ 2, 12 LHG Baden-Württemberg und §§ 2, 3, 4 und 5  der Hochschul-Datenschutzverordnung im Rahmen der Wahrung der Aufgaben der Universität Ulm von Studium und Lehre und zur Durchführung des studentischen Ausbildungsverhältnisses an der Universität Ulm.

Diese Verarbeitung betrifft auch die administrativen Verarbeitungen, insbesondere von Studierendendaten.

Hierfür wird Ihnen bspw. eine interne E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt (Vorname.Nachname@uni-ulm.de), um interne Mitteilungen über Veranstaltungen oder Termine der Universität zu erhalten.

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Vorlage einer Ausweiskopie im Zulassungs- und Immatrikulationsverfahren) kann auch aufgrund Ihrer Einwilligung und auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 a) DGVO erfolgen. Sie können diese jederzeit widerrufen. Über die Zwecke und über die Konsequenzen eines Widerrufs oder der Nichterteilung einer Einwilligung werden Sie gesondert im entsprechenden Text der Einwilligung informiert. Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

Zwecke im Rahmen eines öffentlichen Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre Daten für Zwecke, die im öffentlichen Interesse liegen, insbesondere für Zwecke wie

  • der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die nicht

unmittelbar dem Ausbildungsverhältnis zuzuordnen sind;

  • der eingeschränkten Speicherung der Daten, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist;
  • der Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, soweit nicht ausschließlich zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben dient
  •  

Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)

Auch die Universität Ulm unterliegt einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z. B. Landeshochschulgesetz, Hochschulstatistikgesetz, Hochschul-Datenschutzverordnung, Archivgesetz, etc.), aber auch ggf. aufsichtsrechtlichen oder anderen behördlichen Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Erfüllung rechtlicher Kontroll- und Meldepflichten, die Archivierung von Daten sowie die Prüfung durch Behörden.

Umfang Ihrer Pflichten, uns Daten bereitzustellen

Sie müssen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des studentischen Ausbildungsverhältnisses mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Sie im Rahmen Ihres Studiums auszubilden. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen und diese Datenverarbeitung erfolgt dann auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung i.S.d. Art. 6 Abs.1 lit. a) DSGVO.

Hochschulprüfungen

Quelle der Datenerhebung

Wir verarbeiten teilweise Daten, die Sie uns aus dem Zulassungs- und Immatrikulationsverfahren übermittelt haben und die in unserem Studierendenverwaltungssystem erfasst wurden, zur Durchführung von Hochschulprüfungen.

Datenarten und Datenkategorien

Zur Durchführung der Prüfung ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich.

Relevante personenbezogene Datenkategorien sind dabei zusätzlich zu den unter Ziffer 1.2 und 2.2 in den Verarbeitungsrahmen Bewerbungsverfahren und Immatrikulationsverfahren/ Studienverlauf genannten Daten, die folgenden:

Matrikelnummer

Art der Prüfung

Zulassungsvoraussetzungen

Angabe über etwaigen Verlust des Prüfungsanspruches

Anzahl bisheriger Prüfungsversuche

Bei Abschlussprüfungen Angabe einer Ausbildungsförderung

Bei Promotionsabsolventinnen und Promotionsabsolventen zusätzlich die Art der Promotion

Für Bachelor- und Master-Studiengänge werden zudem folgende Daten verarbeitet:


Anzahl der für den Studiengang anerkannten ECTS-Punkte

Anzahl der für den Studiengang anerkannten ECTS-Punkte auf Grund außerhalb der Hochschule erworbener beruflicher Qualifikationen

Anzahl der im Ausland erworbenen ECTS-Punkte, die an der jeweiligen Hochschule in Deutschland für den Studiengang anerkannt werden

Für studienbezogene Auslandsaufenthalte jeweils Art des Aufenthalts, Dauer des Aufenthalts in Monaten, Staat des Aufenthalts sowie Art des Mobilitätsprogramms.

Rechtsgrundlage und Zweck

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO und gemäß §§ 12 LHG; 9 Hochschul-Datenschutzverordnung. Weitere spezialgesetzliche Regelungen finden sich bspw. in den einzelnen Prüfungsordnungen der Universität.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient dem Zulassungsverfahren zur Prüfung, dem eigentlichen Prüfungsverfahren und den administrativen Verarbeitungen in diesem Zusammenhang.

Umfang Ihrer Pflichten, uns Daten bereitzustellen

Sie müssen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des Prüfungsrechtsverhältnisses mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihnen die Teilnahme an Hochschulprüfungen zu ermöglichen. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen.

Exmatrikulationsverfahren

Quelle der Datenerhebung

Wir verarbeiten Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungs-/Zulassungs-/Immatrikulations- und Prüfungsverfahrens übermittelt haben und die in unserem Studierendenverwaltungssystem erfasst wurden, auch für die Exmatrikulation.

Datenarten und Datenkategorien

Relevante personenbezogene Datenkategorien sind dabei zusätzlich zu den in den Verarbeitungsrahmen Zulassungs-/Immatrikulations-/ Prüfungsverfahren genannten Daten die folgenden:

Grund der Exmatrikulation

Datum der Exmatrikulation

Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Exmatrikulation

Rechtsgrundlage und Zweck

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO und gemäß §§ 12 LHG; 10 Hochschul-Datenschutzverordnung.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung der Exmatrikulation.

Spezielle Betroffenengruppen

Externenprüfung (§ 33 LHG)

Quelle der Datenerhebung

Wir verarbeiten Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen des Zulassungsverfahrens zur Externenprüfung im Sinne das § 33 LHG übermittelt haben. Nachdem Sie eine Zulassung zur Externenprüfung erhalten haben, werden die Daten in unserem Studierendenverwaltungssystem erfasst.

Datenarten und Datenkategorien

Zur Durchführung der Prüfung ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich.

Relevante personenbezogene Datenkategorien sind dabei:

Personendaten (Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit)

Kontaktdaten (Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mobilnummer)

Lebenslauf

Qualifikationsnachweise (z. B. Hochschulzugangsberechtigung, qualifizierendes Vorstudium)

Daten zu Vorstudienzeiten (z. B. Hochschulsemester, Fachsemester, etc. )

Prüfungsfach der Externenprüfung

Rechtsgrundlage und Zweck

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO und §§ 12, 33 LHG zur Wahrnehmung einer Aufgabe oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO) und zwecks Durchführung der Externenprüfung.

Auch die Universität Ulm unterliegt einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z. B. Landeshochschulgesetz, Hochschulstatistikgesetz), aber auch ggf. aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Erfüllung rechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie der Prüfung durch Behörden. Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

Umfang Ihrer Pflichten, uns Daten bereitzustellen

Sie müssen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des Prüfungsrechtsverhältnisses mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihnen die Teilnahme an der Externenprüfung zu ermöglichen. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen.

Doktorandinnen und Doktoranden

Quelle der Datenerhebung

Wir verarbeiten Daten, die Sie uns bei Abschluss der Promotionsvereinbarung angegeben haben.

Datenarten und Datenkategorien

Zur Durchführung der Verwaltungszwecke ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich.

Dabei verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

Familienname

Vorname

Anschrift

E-Mail-Adresse

Geschlecht

Geburtsdatum

Staatsangehörigkeit, weitere Staatsangehörigkeit

Land, Kreis und Jahr des Erwerbs sowie Art der Hochschulzugangsberechtigung, bei Erwerb der

Hochschulzugangsberechtigung außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat des Erwerbs

Bezeichnung der Hochschule sowie Semester und Jahr der Ersteinschreibung für ein Studium, bei

Ersteinschreibung an einer Hochschule außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat der

Hochschule

Art, Fach, Semester, Monat und Jahr des bereits abgelegten Prüfungsabschlusses sowie Prüfungserfolg und Gesamtnote abgelegter Prüfungen

Hochschule, an der der vorherige Abschluss erworben wurde, bei Erwerb des vorherigen Abschlusses

außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat, in dem der vorherige Abschluss erworben wurde

Art der Promotion (insbesondere, ob die Promotion in Kooperation mit einer anderen Einrichtung erfolgt)

Promotionsfach

Art der Registrierung als Promovierende oder Promovierender (insbesondere Erstregistrierung,

Neuregistrierung, aktive Fortsetzung, Unterbrechung, Beurlaubung, erfolgreicher Abschluss der Promotion, Abbruch der Promotion)

Immatrikulation als Promotionsstudierende oder Promotionsstudierender

Datum des Promotionsbeginns (Zeitpunkt der schriftlichen Bestätigung über die Annahme als

Doktorandin oder Doktorand)

Teilnahme an einem strukturierten Promotionsprogramm

Beschäftigungsverhältnis an der Hochschule

Art der Dissertation (insbesondere, ob es sich um eine Monografie oder um eine kumulative Dissertation

handelt)

          –    Zeitpunkt der Beendigung des Promotionsverfahrens

Rechtsgrundlage und Zweck

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO und gemäß § 9a Hochschul-Datenschutzverordnung. Weitere spezialgesetzliche Regelungen finden sich bspw. in den einzelnen Prüfungsordnungen und/oder Promotionsordnungen der Universität.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient den administrativen Verarbeitungen in diesem Zusammenhang.

Umfang Ihrer Pflichten, uns Daten bereitzustellen

Sie müssen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des Promotionsverfahrens mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihnen die Promotion zu ermöglichen. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hinweisen. Diese Datenverarbeitung erfolgt dann aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Speicher- und Löschfristen

Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre Daten in den vorgenannten Verfahren solange, wie dies zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist.

Bewerber/ -innen

Die Löschung erfolgt bei Bewerberinnen und Bewerbern, die nicht an der Universität Ulm immatrikuliert werden, unverzüglich nach rechtskräftiger Entscheidung hierüber (§ 12 Abs.5 HSchulDSV BW). Bei Zusage zu einem Studiengang werden die Daten in ein Studierendendatensystem überführt und gespeichert.

Studierende, Prüfungskandidaten/ -innen und Doktoranden/ -innen

Die Daten von Studierenden und Doktorandinnen und Doktoranden werden nach der Exmatrikulation gem. § 12 Abs. 1 der Hochschul-Datenschutzverordnung unverzüglich gelöscht. Ist das Prüfungsverfahren zum Zeitpunkt der Exmatrikulation noch nicht abgeschlossen, werden die Daten abweichend von Satz 1 nach Abschluss des Prüfungsverfahrens unverzüglich gelöscht.

Wir unterliegen jedoch verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus der Hochschuldatenschutzverordnung, allgemeinen Studien- und Prüfungsordnungen oder Satzungen  i.S.d. § 8 Abs. 5 LHG und weiteren gesetzlichen Vorgaben und Verwaltungsvorschriften (Bsp. LHO, VV-LHO, LArchG, LVwVfG, VwGO) ergeben. Zudem können sich Aufbewahrungsfristen aus sozialversicherungsrechtlichen oder steuerrechtlichen Regelungen (z.B. in der Abgabenordnung) ergeben.

Hierin sind auch die Aufbewahrungsdauer und Archivierung von Prüfungsleistungen und Zeugnissen geregelt. Diese gelten sowohl für konventionelle Dokumente aus Papier als auch für elektronische Dokumente. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu 2 Jahre (evtl. 5 Jahre) nach Erbringung der Prüfungsleistung (Modul- bzw. Modulteilprüfungsleistungen, Abschlussarbeiten, Abschlussprüfungsleistungen wie Bachelorarbeiten, Protokolle, mündliche Prüfungen).

Für studien- und prüfungsbezogene Nachweise (z. B. Leistungsnachweise, Notenlisten) beträgt die Aufbewahrungsfrist 1 Jahr. 

Folgende Daten sind von der Verpflichtung nach § 12 Abs. 1 Hochschul-Datenschutzverordnung ausgenommen und werden gem. § 12 Abs. 2 Nr. 2-6 Hochschul-Datenschutzverordnung 40 Jahre nach der Exmatrikulation gelöscht:

  1. Familienname, Vorname, Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Anschrift, E-Mail-Adresse
  2. Studiengang, Matrikelnummer
  3. Praxissemester, Urlaubssemester oder sonstige Studienunterbrechungen
  4. Ergebnis und Datum der Diplom-Vorprüfung oder Zwischenprüfung
  5. Ergebnis und Datum der Abschlussprüfung mit Gesamtnote und den die Gesamtnote tragenden Einzelnoten
  6. Datum der Immatrikulation und Exmatrikulation sowie Exmatrikulationsgrund

Die Verarbeitung der Daten nach Nummern 2 bis 6 wird nach der Exmatrikulation unverzüglich eingeschränkt.

Sind die Daten für die Erfüllung gesetzlicher Rechte und Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist zur Erfüllung der Zwecke aus einem überwiegenden öffentlichen Interesse erforderlich. Ein solches überwiegendes Interesse liegt z.B. auch dann vor, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist und eine Verarbeitung zu anderen Zwecken durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ausgeschlossen ist.

In allen anderen Fällen löschen wir Ihre personenbezogenen Daten nach Erledigung des Zweckes, mit Ausnahme solcher Daten, die wir zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen weiter speichern müssen (z. B. sind wir aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen verpflichtet, Dokumente wie z. B. Verträge und Rechnungen für einen gewissen Zeitraum vorzuhalten).

Teilnehmer der Externenprüfung

Die Aufbewahrungsfrist für Prüfungsleistungen von Teilnehmern der Externenprüfung ist den Speicher- und Löschfristen für Studierende und Doktorandinnen und Doktoranden zu entnehmen und beträgt regelmäßig 2 Jahre nach Mitteilung des Prüfungsergebnisses.

Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO ein. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist. Unter Umständen verarbeiten wir Ihre Daten teilweise mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling), soweit dies im gesetzlichen Rahmen zulässig ist.

Empfänger der Daten innerhalb der EU

Innerhalb unserer Universität erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Pflichten oder im Rahmen der Bearbeitung und Umsetzung des öffentlichen Interesses benötigen.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt ausschließlich

  • zu Zwecken der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt;

soweit externe Dienstleistungsunternehmen Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter oder Funktionsübernehmer verarbeiten (z. B. externe Rechenzentren, Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Archivierung, Belegbearbeitung, Datenvernichtung, Marketing, Medientechnik, Risikocontrolling, Telefonie, Webseitenmanagement, Kreditinstitute, Druckereien oder Unternehmen für Datenentsorgung, Kurierdienste, Logistik);

  • aufgrund unseres öffentlichen Interesses oder des öffentlichen Interesses des Dritten für im Rahmen der genannten Zwecke (z. B. an Behörden, Gerichte);
  • wenn Sie uns eine Einwilligung zur Übermittlung an Dritte gegeben haben.

Soweit wir Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung beauftragen, unterliegen Ihre Daten dort den gleichen Sicherheitsstandards wie bei uns. In den übrigen Fällen dürfen die Empfänger die Daten nur für die Zwecke nutzen, für die sie ihnen übermittelt wurden. Wir werden Ihre Daten darüber hinaus nicht an Dritte weitergeben.

Empfänger der Daten außerhalb der EU

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (sogenannte Drittländer) findet nicht statt.

Ihre Rechte

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte geltend machen.

  • So haben Sie das Recht, von uns Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten nach den Regeln von Art. 15 DSGVO (ggf. mit Einschränkungen nach § 9 LDSG) zu erhalten.
  • Auf Ihren Antrag hin werden wir die über Sie gespeicherten Daten nach Art. 16 DSGVO berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.
  • Wenn Sie es wünschen, werden wir Ihre Daten nach den Grundsätzen von Art. 17 DSGVO löschen, sofern andere gesetzliche Regelungen (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Einschränkungen nach § 10 LDSG) oder ein überwiegendes Interesse unsererseits (z. B. zur Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche) dem nicht entgegenstehen.
  • Unter Berücksichtigung der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie von uns verlangen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken.
  • Ferner können Sie gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einlegen, aufgrund dessen wir die Verarbeitung Ihrer Daten beenden müssen. Dieses Widerspruchsrecht gilt allerdings nur bei Vorliegen ganz besonderer Umstände Ihrer persönlichen Situation, wobei Rechte unseres Hauses Ihrem Widerspruchsrecht ggf. entgegenstehen können.
  • Auch haben Sie das Recht, Ihre Daten unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder sie einem Dritten zu übermitteln.
  • Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Sie haben die Möglichkeit eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung an saps@uni-ulm.de per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
  • Ihre Anträge über die Ausübung Ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich oder per E-Mail an die oben angegebene Anschrift oder direkt schriftlich oder per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten adressiert werden.

 

 

Besonderer Hinweis auf Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

 Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) oder Art. 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an Universität Ulm, School of Advanced Professional Studies, Dr. Gabriele Gröger, Albert-Einstein-Allee 45, 89081 Ulm

Sie haben zudem die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Königstraße 10 a

70173 Stuttgart

Tel.: 0711/615541-0

FAX: 0711/615541-15

E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

 

Kontaktieren Sie uns!

School of Advanced Professional Studies
Lise-Meitner-Straße 16
89081 Ulm

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